- 01Kerja masuk
- 02Maklumat cukup?
- 03Siapa boleh putuskan?
- 04Siap atau tersangkut?
Peta ini membantu mengenal pasti bahagian yang memerlukan maklumat, keputusan atau tindakan.
Bayangkan situasi ini. Pelanggan menghantar mesej untuk bertanya harga. Staf sudah menyediakan balasan dengan bantuan AI, tetapi dia belum berani menghantarnya. Harga dalam fail berbeza daripada harga yang disebut dalam perbualan semalam.
Dia bertanya kepada pemilik bisnes. Pemilik sedang mengurus kerja lain. Pelanggan masih menunggu.
AI sudah menyiapkan draf. Pertanyaan itu belum selesai.
Cari sebab pelanggan masih menunggu
Dalam contoh rekaan tadi, staf perlukan harga yang betul. Minta AI tulis lima lagi balasan pun tak membantu dia memilih harga.
Pemilik perlu sahkan senarai harga mana yang staf patut guna. Staf perlu tahu di mana senarai itu disimpan. Selepas itu, dia boleh menyemak dan menghantar balasan.
Bila menilai kegunaan AI, saya mahu tahu kenapa kerja itu masih belum siap. Dari situ baru kita boleh pilih bantuan yang diperlukan.
Bezakan tiga keadaan
- Maklumat tidak cukup. Senarai harga belum dikemas kini. Tetapkan satu senarai rujukan dan siapa yang mengemas kininya.
- Keputusan belum dibuat. Pelanggan meminta diskaun khas. Staf boleh ringkaskan permintaan itu, tetapi pemilik perlu membuat keputusan sebelum staf menjanjikan harga.
- Kerja yang sama berulang. Harga dan pakej sudah jelas. Staf cuma perlu menaip penerangan yang sama setiap hari. AI boleh membantu menyediakan draf untuk disemak.
Ketiga-tiganya melibatkan balasan kepada pelanggan. Sebab kerja itu lambat berbeza, jadi cara membaikinya pun berbeza.
Cuba pada satu jenis pertanyaan
Pilih pertanyaan yang kerap masuk, contohnya pertanyaan harga. Selama seminggu, catat:
- Bila mesej diterima.
- Bila pelanggan mendapat jawapan.
- Apa yang menyebabkan kelewatan.
- Sama ada balasan perlu dibetulkan selepas dihantar.
Jika staf selalu menunggu pengesahan harga, baiki senarai harga dahulu. Jika banyak masa habis menaip maklumat yang sama, sediakan satu draf untuk digunakan semula. Staf tetap perlu menyemak harga, pakej dan nama penerima.
Selepas percubaan itu, bandingkan masa menunggu dan bilangan balasan yang perlu dibetulkan. Jawapan yang cepat tetapi salah menambah kerja kemudian.
Tiga kerja yang masih menunggu awak
Ambil sekeping kertas. Senaraikan tiga kerja yang belum selesai. Di sebelah setiap kerja, tulis apa yang orang itu perlukan daripada awak: maklumat, keputusan atau bantuan menyiapkannya.
Pilih satu yang boleh diselesaikan hari ini. Beritahu orang yang mengurusnya apa langkah seterusnya dan bila awak akan menyemak semula.
Situasi dalam catatan ini ialah contoh rekaan untuk latihan. Catatan ini dikembangkan daripada perbincangan tentang AI Business OS.