- 01Borang masuk
- 02Rekod prospek
- 03Semakan manusia
- 04Follow-up & status
Jika sambungan gagal: tandakan untuk semakan. Jika rekod berulang: semak ID sebelum menambah rekod baharu.
Seorang pelanggan mengisi borang. Tetapi siapa yang menerima pertanyaan itu? Di mana ia disimpan? Siapa yang perlu membalas?
Lukis langkah ini dulu sebelum sambungkan aplikasi.
1. Susun langkah
Borang → simpan rekod → semak → balas pelanggan → kemas kini status.
Untuk percubaan pertama, buat secara manual dulu. Pastikan ada orang yang mengurus setiap langkah.
2. Pilih maklumat yang diperlukan
Contoh rekod:
- ID pertanyaan dan masa diterima.
- Nama serta cara menghubungi pelanggan.
- Apa yang pelanggan perlukan.
- Orang yang mengurus pertanyaan.
- Status dan tarikh susulan.
Gunakan status yang mudah difahami: Baharu, Dihubungi, Menunggu jawapan dan Selesai. Kumpul maklumat yang diperlukan sahaja.
3. Fahami cara aplikasi berhubung
API membolehkan satu aplikasi meminta atau menghantar maklumat kepada aplikasi lain. Webhook pula boleh menghantar pemberitahuan apabila sesuatu berlaku, seperti borang baharu diterima.
Pastikan maklumat masuk ke ruangan yang betul. Nama daripada borang mesti masuk ke ruangan nama pelanggan. ID unik membantu kita mengesan rekod yang dihantar dua kali.
Simpan kunci API di pelayan atau tetapan rahsia perkhidmatan. Jangan letakkan dalam kod halaman awam.
4. Beri AI tugas yang boleh diperiksa
AI boleh ringkaskan pertanyaan dan sediakan draf balasan. Sebelum menghantar, semak:
- Produk dan harga.
- Nama penerima.
- Janji yang dibuat kepada pelanggan.
- Maklumat yang masih belum pasti.
Sebelum masukkan maklumat pelanggan, semak siapa yang boleh melihatnya dan bagaimana perkhidmatan itu menyimpan serta menggunakannya.
5. Uji dengan data rekaan
Cuba rekod biasa, ruangan wajib yang kosong, penghantaran dua kali dan sambungan yang gagal.
Pastikan sistem menunjukkan bila ada masalah dan ada orang yang menyemaknya. Jangan tandakan mesej sebagai dihantar jika belum ada pengesahan.
Hasil latihan: satu peta aliran dan senarai ujian. Sambungan sebenar masih memerlukan tetapan mengikut aplikasi yang dipilih.